Voici une structure claire et empathique d’une communication de crise:
- Salutation et introduction :
- Commencez par une salutation formelle telle que : « Chers membres de l’équipe » ou « Chers collègues ».
- Introduisez le message en énonçant clairement le but de la communication, par exemple : « Je vous écris aujourd’hui pour vous informer de la fin prématurée du projet XYZ ».
- Contexte et explication :
- Donnez un bref aperçu du projet en question, en soulignant son importance et son objectif initial.
- Expliquez les raisons qui ont conduit à la décision de mettre fin prématurément au projet. Soyez honnête et transparent quant aux facteurs ayant influencé cette décision.
- Impact sur l’entreprise et l’équipe :
- Décrivez les conséquences de la fin prématurée du projet sur l’entreprise et l’équipe.
- Mentionnez les défis auxquels l’entreprise est confrontée en raison de cette situation, tout en soulignant que des mesures seront prises pour atténuer les impacts négatifs autant que possible.
- Reconnaissance et gratitude :
- Exprimez votre reconnaissance envers les efforts et le travail acharné fournis par l’équipe sur le projet. Mettez en valeur les réalisations et les progrès accomplis malgré la situation difficile.
- Remerciez les salariés pour leur dévouement, leur professionnalisme et leur contribution tout au long du projet.
- Soutien et prochaines étapes :
- Fournissez des informations sur le soutien qui sera offert aux employés pendant cette période de transition. Cela peut inclure des ressources pour les aider à trouver de nouvelles opportunités au sein de l’entreprise ou en dehors, des services de réorientation professionnelle ou tout autre support disponible.
- Précisez les prochaines étapes concernant les équipes et les projets futurs, s’il y en a. Rassurez les salariés sur le fait que des décisions seront prises pour maximiser les opportunités et minimiser les perturbations.
- Conclusion :
- Terminez le message en exprimant votre confiance dans les compétences et les capacités de l’équipe pour surmonter cette situation.
- Encouragez les salariés à poser des questions ou à exprimer leurs préoccupations, en précisant les canaux de communication appropriés.
- Salutation de clôture :
- Utilisez une salutation de clôture appropriée, telle que « Cordialement » ou « Meilleures salutations »
- Signez le message avec votre nom et votre titre, pour une identification claire
